Rozdiely medzi systémami Money S4 a Money S3

Money S3 je ekonomický systém vhodný pre vedenie účtovníctva a nadväzujúcich modulov menších firiem bez vyšších nárokov na množstvo spracovávaných dokladov. Tento typicky krabicový systém je možné inštalovať a začať používať počas jediného dňa. Jeho typickým používateľom je spoločnosť, ktorá používa 1 až 5 počítačov a má priemerné nároky na množstvo vytváraných dokladov - napr. živnostník, menšia společnosť, účtovná firma. Cena systému začína na úrovni 59 € a podľa veľkosti zákazníka a počtu licencií zväčša nepresahuje hranicu rádovo stoviek eur.

Money S4 je informačný systém pre spoločnosti, ktoré očakávajú vysokú mieru prispôsobivosti vďaka bohatým možnostiam nastavenia systému podľa potrieb zákazníka. Dizajn systému podporuje jednoduchú ovládateľnosť a po základnom zaškolení môžu používatelia pracovať naplno. Je veľmi vhodný aj pre spoločnosti, ktoré očakávajú vlastnosti veľkých ERP systémov, ale v súčasnej dobe si nemôžu dovoliť takú vysokú investíciu.

Medzi veľké výhody patrí nasadenie celého riešenia počas niekoľkých dní a rýchle a bezpečné spracovanie dát uložených v SQL databáze. Typickým používateľom Money S4 je spoločnosť používajúca 5 až 10 počítačov, ktorej obchodnú agendu tvoria desiatky, či stovky tisíc záznamov ročne. Money S4 je ideálny pre zákazníkov Money S3, ktorí požadujú vyššiu rýchlosť a bezpečnosť. Ceny Money S4 začínajú od 990 € a podľa počtu licencií a rozsahu dodaných služieb zväčša nepresahujú hranicu rádovo tisícov eur. 


Podrobný výpis základných rozdielov

Podrobné zmapovanie základných rozdielov nájdete tu. Avšak Money S4 je iný program, ako Money S3 a nejedná sa iba o "vyššiu verziu" - preto článok obsahuje len nepatrný výpis základných rozdielov zahrňujúcich ekonomické moduly.


Nové funkcie a zmeny v ovládaní

  • Zrušenie účtovných rokov – program eviduje iba oddelené agendy, účtovné obdobia rozlišujete pomocou Účtovnej uzávierky, ktorá znemožní nepovolaným osobám v uzavretom období vykonať akékoľvek zmeny.
  • Obdobie platnosti číselných radov – odpadá nutnosť zakladať s každým účtovnýmm rokom nové Číselné rady. Rad má definovanú exspiráciu a môže v každom z období používať iný prefix a čítač.
  • Detailné nastavenie prístupových právPrístupové práva sú určované prostredníctvom Používateľských rolí, ktoré sa jednotlivým používateľom prideľujú. Role riešia prístup do agendy, modulu i jednotlivých zoznamov a skupín, kde sa dá individuálne sprístupniť čítanie, mazanie, pridávanie, opravy a zamykanie záznamov i systém schvaľavania dokladov. Používateľ má teda jasne definovaný rozsah zobrazovaných zoznamov, ich stĺpcov i detailných údajov na kartách, môže mať zobrazené len doklady príslúchajúce k určitému stredisku alebo agende atď.
  • Konfiguračné údaje – v menu nenájdete Nastavenie agendy, Nastavenie účtovného roka ani Používateľské nastavenia. Konfiguračné údaje zadáváte priamo v tých častiach programu, ktorých sa týkajú:
    • Vlastnosti, ktoré sa týkajú celého systému alebo agendy, určíte v Sprievodcovi nastavením programu.
    • Nastavenie zoznamu, všeobecnou konfiguráciou platnou pre celý zoznam (kurzy, schvaľavanie dokladov, kontrola duplicity atď.), jednoducho zobrazíte z pop-up menu vyvolanom na príslušnej položke v Navigátore.
    • Nastavenie skupiny je obdobou Používateľskej konfigurácie – jedná sa o detailné nastavenie automaticky doplňovaných položiek, textov a výpočtov a iných funkcií na kartách zoznamu. Otvoríte ju jednoduchým kliknutím myšou na názve skupiny. Nastavenie skupiny možno volitelne predávať do nižšej úrovne stromčekovej štruktúry skupín alebo preberať z vyššej úrovne.
    • Konfigurácia všetkých zoznamov i skupín sa dá tiež editovať hromadne na karte Nastavenie zoznamov a skupín.
  • Pop-up menu – po stlačení pravého tlačidla myši program ponúkne prehľad funkcií, ktoré na príslušnom mieste možno použiť. Pop-up menu často obsahuje i funkcie, ktoré nenájdete na nástrojovej liště, alebo ktoré by ste v menu museli zložite vyhľadávať – príkladom je už spomínané Nastavenie zoznamu. Ponuka sa líši podľa miesta, v ktorom ste ju vyvolali – iné možnosti ponúka v záhlaví stĺpca zoznamu a iné na položkách zoznamu atď.
  • Nové položky hlavného menu – v Hlavnom menu programu pribudli Zoznamy, CenníkyAdministrácia. Zoznamy poznáte ako submenu v ponuke Nástroje Money S3 a Administrácia združuje nové funkcie s niektorými funkciami, ktoré v Money S3 obsahuje Nastavenie (prístupové práva, automatické akcie) a Agenda (výmena dát, zálohovanie). Cenníky sú po novom oddelené od Skladov.
  • Zoznamy – prehľad všetkých pomocných zoznamov je po novom členený do skupín a ponúka rad nových položiek: Pripojené dokumenty, Jednotky, Veličiny, Spôsob platby, Spôsob dopravy, Kraje, Regióny, Bankové poplatky, Platobné tituly, Registráciu k DPH, Zaokrúhlenie (možno definovať i neštandardný spôsob zaokrúhľovania, napr. na "baťovské" ceny zakončené číslicou 9), Sadzby DPH (s určeným obdobím platnosti) atď.
  • Práva používateľa – používateľ si v menu môže Zobraziť práva používateľa, tj. zistiť, ktoré časti programu má vzhľadom k prístupovým právam dostupné.

Práca so zoznamom

  • Skupiny zoznamu – prehľad skupín každého zoznamu je v Money S4 umiestnený pod Navigátorom a skupiny možno štruktúrovať do ľubovoľného množstva podriadených úrovní (stromčeková štruktúra). Pracujete s nimi pomocou pop-up menu a na ich kartách zadávate potrebné údaje, ktoré chcete automaticky dosadzovať do položiek zoznamu – v podstate ide o kombináciu Používateľskej konfigurácieTypov dokladov z Money S3.
  • Zobrazenie detailov – pod zoznamom možno zobrazovať Detaily k položke pod kurzorom, tj. needitovateľný prehľad najdôležitějších údajov o karte vrátane histórie akcií a pripojených dokumentov.
  • Filtre – sú v Money S4 celkom nové. K tzv. Jednoduchým filtrom, ktoré poznáte z Money S3, bola pre náročnejších používateľov pridaná možnosť individuálne definovať podmienky a vzťah medzi nimi (a zároveň/alebo) v Pokročilých filtroch. Filtre sa vzťahujú vždy k agende a možno ich pomocou stromčekovej štruktúry členiť do logických skupín, ktorých výberom a vhodnou kombináciou dokážete filtrovať i veľmi úzky okruh položiek.
  • Tlačový náhľad a export – pre pohodlnejšiu tvorbu tlačových zostáv je v každom zozname i tlačidlo pre Náhľad, ktoré otvorí zostavu priamo v režime náhľadu. S náhľadom sa dá ďalej pracovať – môžete v ňom vyhľadávať údaje či zmeniť pozadie, naviac ho možno exportovať do ľubovoľného formátu elektronického dokumentu, poslať e-mailom a samozrejme i vytlačiť s možnosťou vybrať si tlačiareň.
  • Práca so zoznamami – je v Money S4 celkom nová, predovšetkým práca so stĺpcami zoznamu:
    • Bunka – označiť sa dá nielen celý záznam (riadok zoznamu), ale i jeho konkrétna položka. Označená bunka je v rámci riadka odlíšená farebne, dá sa kopírovať alebo nahradiť a je možné podľa nej vyhľadať podobný záznam.
    • Rýchle hľadanie – funkcia využíva možnosti označenej bunky. Na klávesnici stačí zapísať počiatočné znaky textu, ktorý chcete v stĺpci, v ktorom je označená bunka, nájsť. Aktivujete tak filter, ktorý obmedzí zoznam na záznamy začínajúce hľadaným textom. Ak presuniete kurzor do inej bunky a použijete klávesovú skratku Ctrl + G, spustíte funkciu rýchleho vyhľadávania pre ďalší stĺpec.
    • Vyhľadať identickú bunku – možno pomocou klávesovej skratky Ctrl + H, obsah aktívnej bunky môžete pomocou skratky Ctrl + C kopírovať.
    • Fulltextové vyhľadávanie – spustíte prostredníctvom tlačidla Hľadať, text sa tak dá hľadať naprieč celým zoznamom (vo všetkých alebo vo vybraných stĺpcoch), a to nielen ako počiatočné znaky bunky (text nimi môže končiť alebo ich obsahovať).
    • Zobraziť horizontálny posuvník – v prípade, že zobrazenie posuvníka zakážete, vidíte v zoznamoch vždy všetky stĺpce bez ohľadu na ich počet.
    • Zamykanie stĺpcov – dá sa uzamknúť poloha ľubovoľného počtu stĺpcov na ľavej strane zoznamu. Táto funkcia je výhodná predovšetkým v prípade, kedy používate horizontálny posuvník – zamknuté stĺpce zostávajú na mieste, posúvate iba odomknuté.
    • Triedenie stĺpcov – kliknutím na záhlavie stĺpca zoznam podľa tohto stĺpca zotriedete (bez toho aby ste menili polohu stĺpca), prostredníctvom klávesu Shift možno triedenie rozšíriť i na ďalšie stĺpce.
    • Používateľské stĺpce – v zoznamoch možno pridávať vlastné Používateľské stĺpce, ktoré slúžia k evidencii údajov, ktoré program vo svojej základnej podobe neobsahuje. Používateľské premenné vo zvolenej podobe (text, dátum, číslo, logická hodnota) potom obsahuje každá karta zoznamu a dá sa podľa nich filtrovať, triediť i vyhľadávať.
    • Označenie záznamov – označenie možno invertovať klávesom * na numerickej klávesnici a nová je i možnosť označiť všetky záznamy v zozname klávesom +.
    • Súčet – v stĺpci, ktorý obsahuje číselné hodnoty (finančné čiastky), pomocou tlačidla Súčet zistíte rýchlu štatistiku: priemernú, maximálnu a minimálnu cenu a celkový súčet čiastok v stĺpci. Tieto údaje sa týkajú vždy len zobrazených položiek, funkcia je teda výhodná v súvislosti s filtrovaním.

Práca s kartou

  • Rýchle doplnenie kolónky – ak začnete vypisovať pole, ktoré ide doplniť výberom zo zoznamu (je pri ňom tlačidlo „tri bodky“), program rozbalí roletovú ponuku s prvými desiatimi položkami výberového zoznamu, ktoré vyhovujú zadanému textu.
  • Kontrola na internete – niektoré polia majú názov zapísaný v podobe internetového odkazu. Kliknutím na neho otvoríte Internet Explorer na stránke, na ktorej môžete vykonať kontrolu zadaného údaja – napr. na Adresnej karte sa klinutím na Názov alebo IČO dostanete na Obchdoný register, adresu Ulice si môžete vyhľadať na mape atď.
  • Pripojenie dokumentu – možno uskutočniť priamo na editovanej karte.

Doklady

  • Kopírovanie – oproti Money S3 sa pri kopírovaní dokladu prenesú do nového dokladu presne všetky údaje z pôvodného, bez ohľadu na druh dokladu. Pre používateľov, ktorí boli zvyknutí si uľahčiť prácu s vyplňovaním opakovaných údajov pomocou kopírovania, je v tomto systéme výhodnejšie používať nastavenie v Skupinách.
  • Rozúčtovanie položiek – položky už nerozlišujete ako NormálneRozúčtovacie, ale na každej položke si vyberiete, či ju budete účtovať pomocou Predkontácie, alebo ju rozúčtujete na strany MD a D.
  • Kurzový rozdiel je súčasťou úhrady – program teda pri úhradách dokladov v cudzích menách nevytvára interné doklady na kurzové rozdiely.
  • Informácie o platbách dokladu – karty dokladov obsahujú vedľa zoznamu položiek i záložky so Zaúčtovaním, ÚhradamiOdpočtami záloh. Tieto údaje sa zobrazia tiež v režime Detailov k položke v zozname dokladov.
  • Stav bankových účtov a pokladníc – na každom doklade si v kolónke Bankový účet alebo Pokladnica môžete zobraziť kartu vybranej pokladnice alebo bankového účtu a v záložke Stav nájdete informáciu o aktuálnom stave financií.
  • Zálohové doklady – v Money S4 sa zálohové doklady neúčtujú.

Účtovníctvo

  • Možnosť priameho zadania účtov MD/D - bez nutnosti zakladať predkontácie.
  • Predkontácie obsahujú zoznam položiek zaúčtovania – na týchto položkách definujete dvojicu účtov MD, D a vyberáte typ ceny (základy a dane podľa sadzieb DPH, celková čiastka). Každá Predkontácia teda obsahuje iba potrebný počet účtov a súčasne je možné podľa potreby definovať ľubovoľné ďalšie zaúčtovanie.
  • Kontá DPH – zoznam DPH obsahuje rad ďalších informácií o registrácii, období platnosti a aktuálnom stave konta (celkové príjmy, výdaje, zostatok a iné.).
  • Priamy import kurzových lístkov – program využíva schopnosti Národnej banky Slovenska priamo do účtovníctva importovať Kurzové lístky, a to i pre cudzie meny. Možno evidovať i krížové kurzy cudzích mien a denominácie.
  • Bankové výpisyBankové doklady boli nahradené Bankovými výpismi, ktoré umožňujú evidovať príjmy i výdaje na jednom doklade a ktoré sa dajú načítať prostredníctvom homebankingu priamo z banky.
  • Pohľadávky a záväzky – ponuka obsahuje samostatné zoznamy Prijatých zálohPoskytnutých záloh, saldo partnerských firiem zistíte v zozname PohľadávokZáväzkov a priamou voľbou možno vytvárať Vzájemné zápočty.
  • Hierarchické členenie kontrolinguStrediská, ZákazkyČinnosti sa po novom dajú členiť do stromčekovej štruktúry. Volitelne potom možno vyhodnocovať údaje pre každý záznam zvlášť, alebo pre záznam a všetky jeho podriadené záznamy, iba pre podriadené záznamy atď.

Fakturácia

  • Zálohové faktúry – v samostatných zoznamoch evidujete Zálohové faktúry vydanéZálohové faktúry prijaté.
  • Výber tovaru do položky – ak pridávate na doklad novú položku výberom, možno ju volitelne vybrať zo skladu, katalógu alebo cenníka.
  • Tlačová zostava o prehľade predaje – poskytne okamžitú informáciu o predaji tovaru konkrétnemu odberateľovi alebo skupine odberateľov s možnosťou vymedziť časový úsek, druh pohybu, sklad atď.

Adresár

  • Systém nadradených firiem – každej Adresnej karte možno priradiť Nadradenú firmu. Môžete tak vytvoriť napr. štruktúru pobočiek, ktoré sa dajú vyhodnocovať samostatne alebo ako jeden celok.
  • Regionálne členenie – vďaka zemepisným zoznamom možno spracovať obchodné výsledky podľa krajov alebo regiónov.
  • Obchod – partnerom môžete v záložke Obchod nastaviť rad obchodných podmienok – spôsob výberu ceny, primárne účty pre pohľadávky, záväzky a zálohy, splatnosť, zľavy, cenníky, cenové hladiny atď.

Majetok  

  • Vlastné definície odpisových plánov – odpisovanie majetku je možné definovať individuálne (napr. pre zahraničnú legislatívu) a následne použiť automatickú tvorbu odpisových plánov s možnosťou hromadnej tvorby pohybov a ich zaúčtovania.

Sklady

  • Katalóg – základom skladov je Katalóg, prehľadná evidencia všetkých produktov a služieb, s ktorými firma pracuje (materiál, tovar, výrobky, obaly, služby, výkony, poplatky atď.). Katalógová karta obsahuje všetky informácie o produkte a skladové karty sa vytvárajú výberom z katalógu – je tak ošetrené duplicitné zadávanie skladových zásob.
  • Rozmery – k položkám katalógu možno priraďovať ľubovoľné rozmery (dĺžku, hmotnosť, objem) a ďalšie používateľsky definované parametre a ďalej s nimi pracovať.
  • Evidencia partnerov – v samostatných záložkách dodávateľov a odberateľov sa pri položke katalógu zaznamenávajú individuálne dodacie podmienky pre jednotlivých partnerov a špecifické dodávateľské a odberateľské kódy a názvy.
  • Náklady – pri príjme vstupuje do ceny zásob okrem vlastnej ceny obstarania (nákupná cena) tiež hodnota nákladov, ktoré súvisia s obstaraním zásob (doprava, ďalšie poplatky, clá atď.).

Cenníky

  • Samostatná evidencia – cenníky sa evidujú oddelene od skladov. Definujú sa ako odberateľské alebo dodávateľské.
  • Tvorba cenníkov – štruktúru nového cenníka je možné prebrať zo skladu, katalógu alebo iného cenníka. Jednoduchou zmenou parametrov možno z existujúcich cenníkov vytvoriť sezónne alebo akčné cenníky s vymedzenou dobou platnosti a tiež možno digitálne načítať cudzie cenníky (dodávateľské, konkurenčné atď.).
  • Tvorba cien – pri konštrukcii cien v cenníku sa dá vychádzať z nákupnej alebo skladovej ceny, prípadne z ceny rovnakej položky v inom cenníku, a iba zadať zmenu (prirážku alebo zľavu v percentách, násobenie koeficientom, pripočítanie či odpočítanie hodnoty atď.).
  • Cenové hladiny – výpočet ceny pre cenové hladiny na položke cenníka sa môže odvíjať od základnej ceny tejto položky, alebo od ľubovoľnej ceny v akomkoľvek inom cenníku.
  • Synchronizácia – kedykoľvek možno synchronizovať štruktúru alebo ceny cenníka podľa zdrojového vzoru (iného cenníka, skladu alebo katalógu).